By Published On: 18 Marzo 2025Categories: ,

Digitalizzazione e Ottimizzazione dei Processi Aziendali

Obiettivi del Progetto

Tecnopenta con la collaborazione di Hi Smart ha avviato un importante progetto di innovazione nel 2024 con l’obiettivo di ottimizzare e digitalizzare i processi aziendali. La necessità principale era quella di creare un sistema integrato per migliorare la gestione aziendale e l’organizzazione interna, aumentando l’efficienza e riducendo i tempi di lavorazione. L’iniziativa è stata intrapresa per garantire una maggiore competitività dell’azienda, migliorando la produttività e la qualità del servizio offerto ai clienti.

Interventi Realizzati

1. Processo Commerciale (Marketing e Vendita)

  • Implementazione del modulo CRM per la gestione del piano editoriale e delle campagne di marketing, migliorando la visibilità online dell’azienda e rendendo più mirate le azioni di comunicazione.
  • Integrazione con la banca dati Kompass EasyBusiness per la segmentazione dei clienti potenziali, garantendo una targettizzazione più efficace.
  • Automazione della pubblicazione di contenuti sui social media con il supporto di ChatGPT per la creazione e l’ottimizzazione di testi personalizzati
  • Introduzione di una webform nel sito aziendale per richieste di preventivo automatizzate, riducendo i tempi di risposta ai clienti e migliorando l’esperienza utente.
  • Attivazione del plugin ShinyStat per l’analisi del traffico e del comportamento degli utenti sul sito web, fornendo dati dettagliati sulle performance delle campagne di marketing.
  • Digitalizzazione dell’intero processo di vendita, con sincronizzazione tra CRM e Gestionale Open, consentendo un accesso immediato ai dati e una maggiore efficienza nelle operazioni di vendita.
  • Implementazione di un sistema di tracciamento dei feedback dei clienti e reminder automatici per il follow-up sui preventivi, aumentando il tasso di conversione delle offerte in ordini.
SHINYSTAT

AUTOMATIZZAZIONE ANALISI E MARKETING

Il software che ci ha permesso di creare campagne automatizzate con un target preciso e dettagliato di clienti 

2. Processo Produttivo

  • Organizzazione del processo produttivo con distinzione tra produzione in serie e produzione su commessa, ottimizzando la gestione delle risorse e riducendo gli sprechi.

  • Inserimento delle distinte base e delle quantità minime di riordino nel Gestionale Open per una gestione più efficiente delle scorte e una pianificazione ottimizzata.

  • Introduzione di un’applicazione mobile per la gestione del picking e degli inventari tramite lettore di codici a barre, permettendo una gestione più rapida e accurata delle giacenze.

  • Sincronizzazione dei dati tra il gestionale ERP e il CRM per migliorare la pianificazione e il monitoraggio della produzione, evitando errori e riducendo i tempi di esecuzione.

  • Digitalizzazione della gestione delle commesse per impianti, con archiviazione e condivisione di documentazione e dati tecnici in un unico sistema centralizzato.

3. Processo di Supporto Clienti

  • Creazione del modulo Report Uscite per raccogliere in modo digitale i dati di sopralluogo, installazione e manutenzione, migliorando la qualità del servizio post-vendita.

  • Sviluppo del modulo RMA (Return Material Authorization) per la gestione delle riparazioni e delle manutenzioni, con un sistema di tracciamento automatico per garantire tempi di intervento più rapidi.

  • Implementazione di un sistema automatizzato di solleciti e notifiche per garantire la chiusura tempestiva delle attività, evitando ritardi e migliorando l’efficienza operativa.

Risultati e Benefici

L’adozione di queste innovazioni ha permesso all’azienda di ottenere benefici concreti. La produttività media è aumentata significativamente, passando da 58 €/ora nel 2023 a 77 €/ora nel 2024, migliorando la gestione del tempo e delle risorse. Grazie alla digitalizzazione dei processi, i tempi di lavorazione si sono ridotti notevolmente: ora tutte le informazioni vengono archiviate digitalmente e sono accessibili da qualsiasi dispositivo, eliminando la necessità di ripetere sopralluoghi e riducendo il margine di errore.

Tutti i dati aziendali sono stati centralizzati nel CRM, consentendo un accesso immediato alle informazioni per l’intero team. Questo ha migliorato la comunicazione interna e la collaborazione tra i reparti. L’adozione di report dettagliati e filtri personalizzati ha permesso agli utenti di monitorare le proprie attività in modo più efficace, ottimizzando i processi decisionali grazie all’analisi basata su dati concreti.

L’introduzione della chat interna e delle checklist predefinite ha favorito una maggiore collaborazione tra i membri del team, migliorando la tracciabilità delle attività e aumentando la motivazione del personale. Inoltre, la digitalizzazione del marketing ha avuto un impatto diretto sulla visibilità dell’azienda: le campagne settimanali hanno triplicato il traffico sul sito web, portando all’acquisizione di 36 nuovi clienti e a una crescita del 14% del fatturato rispetto all’anno precedente.

Prospettive Future

Tecnopenta prevede di sviluppare ulteriormente il proprio sistema CRM con nuove funzionalità per aumentare l’efficienza e il livello di automazione. Tra le principali innovazioni in programma vi è l’implementazione di un ChatBot per la gestione automatizzata delle richieste dei clienti, che consentirà di migliorare il servizio di assistenza e ridurre i tempi di risposta. Inoltre, verrà introdotto un sistema di KPI per monitorare le prestazioni aziendali, valutare l’impatto delle innovazioni e ottimizzare continuamente i processi aziendali.

Tecnologie Utilizzate

Per la realizzazione del progetto, sono state impiegate tecnologie avanzate per garantire un’integrazione fluida tra i vari sistemi aziendali:

– CRM VTE NEXT

– ERP Gestionale Open per la gestione delle risorse aziendali

– App Wilson for Vtenext per la mobilità e la digitalizzazione dei processi

– Chat GPT per l’elaborazione e l’ottimizzazione dei contenuti testuali

– Piattaforma Kompass EasyBusiness per il marketing strategico e la segmentazione dei lead

– ShinyStat per l’analisi del traffico web e il monitoraggio delle campagne di marketing

Il progetto di innovazione 2024 rappresenta un passo fondamentale per la crescita di Tecnopenta, che continua a investire nella digitalizzazione e nell’ottimizzazione dei processi aziendali per migliorare la qualità del servizio e rafforzare la propria posizione nel mercato.

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