Il presente caso studio presenta una situazione che ci siamo trovati a gestire in supporto ad un cliente che, a seguito del costante aumento dell’attività, aveva la necessità e l’urgenza di automatizzare alcuni passaggi e di monitorare l’andamento dei principali dati economici. Approfittando del trasferimento in una nuova e più ampia sede, il Cliente aveva deciso di acquisire nuove risorse e strutturare diversamente la propria attività.

Il progetto ha richiesto competenze differenti per la fase di valutazione preliminare delle problematiche presentate e successiva analisi dei processi in essere, di impostazione dell’infrastruttura tecnologica, di elaborazione delle richieste di personalizzazione da far gestire al supporto dei due gestionali, di formazione al personale dell’azienda Cliente.

Il presente caso studio presenta una situazione che ci siamo trovati a gestire in supporto ad un cliente che, a seguito del costante aumento dell’attività, aveva la necessità e l’urgenza di automatizzare alcuni passaggi e di monitorare l’andamento dei principali dati economici. Approfittando del trasferimento in una nuova e più ampia sede, il Cliente aveva deciso di acquisire nuove risorse e strutturare diversamente la propria attività.

Il progetto ha richiesto competenze differenti per la fase di valutazione preliminare delle problematiche presentate e successiva analisi dei processi in essere, di impostazione dell’infrastruttura tecnologica, di elaborazione delle richieste di personalizzazione da far gestire al supporto dei due gestionali, di formazione al personale dell’azienda Cliente.

L’azienda Cliente nel momento in cui si è rivolta a noi gestiva con successo un’attività di e-commerce che continuava a crescere di mese in mese.

Tutte le attività di carattere amministrativo venivano gestite tramite fogli excel e il Cliente impiegava parecchie ore ad aggiornarlo manualmente con il rischio di errori e dimenticanze.

Le problematiche presentate dal Cliente riguardavano:

Durante i primi incontri abbiamo condotto delle interviste con il Cliente ed osservato l’operatività quotidiana per capire nel dettaglio come si svolgeva il loro processo di gestione dell’ordine, quali erano i punti in cui si perdeva più tempo, quali i controlli e le criticità: il Cliente infatti conosce molto bene la propria attività, i punti forti ed i punti deboli e un eventuale intervento non può prescindere dai valori e dalla cultura che esprime l’azienda.

Da un’analisi successiva è stato subito chiaro che lavorare dal lato Prestashop era complicato per il fatto che non si poteva interagire direttamente con un tecnico ed eventuali richieste richiedevano tempi lunghi di gestione. Si è quindi scelto di coinvolgere i tecnici del Gestionale Open per apportare le modifiche ed integrazioni richieste al connettore standard che già avevano sviluppato.

Poiché il Cliente aveva la necessità di aggiornare Prestashop alla nuova versione che richiedeva in pratica una revisione totale del sito in funzione e quindi la sospensione delle attività sul fronte Gestionale Open, si è avviata la selezione dell’impiegata da inserire in amministrazione e, quindi, abbiamo iniziato il suo percorso di formazione ed inserimento , con la contestuale configurazione del Gestionale Open per la parte contabile, secondo le necessità di volta in volta individuate con l’impiegata.

Una volta entrato in esercizio il nuovo sito si è attivato il connettore per la sincronizzazione dei dati delle due piattaforme e, come per magia, gli ordini hanno iniziato ad entrare nel Gestionale Open per la gestione amministrativa.

Tutti i dati sono ora all’interno del Gestionale e sono stati automatizzati i passaggi a basso valore aggiunto quali la registrazione dell’incasso, la classificazione degli ordini in base alla nazione del cliente e la conseguente registrazioni ai fini IVA.